A automação de processos jurídicos é benéfica para o trabalho diário dentro de uma empresa ou escritório e ajuda na geração de resultados. Além disso, é capaz de acelerar a busca por processos e a finalização de tarefas, de modo que propicia entregas mais rápidas reduzindo custos e prazos.

Outro ponto positivo é a diminuição de burocracia e a flexibilização da busca por documentos cartorários, forenses, entre outros necessários para a gestão jurídica. Adotar uma plataforma de automatização gera vantagens não só organizacionais, mas também competitivas, gerando melhores resultados para o seu negócio.

Quer saber mais sobre a importância da automação de processos jurídicos e como ela pode auxiliar o seu empreendimento? Continue lendo e descubra!

Por que a automação de processos jurídicos é importante?

Adotar um sistema de gestão integrado ou de uma solução de buscas padroniza processos e assegura um fluxo de trabalho estruturado. Uma ferramenta do tipo ainda possibilita ter mais clareza quanto à distribuição de tarefas manuais e de maior valor agregado na equipe, bem como facilita identificar seus responsáveis dentro do setor.

Também permite otimizar a forma como as atividades são realizadas por escritórios credenciados ou departamentos jurídicos internos. Inclusive, graças a uma tecnologia automatizadora, você será capaz de desenvolver atividades com mais eficácia e facilidade, como:

  • Busca e monitoramento de certidões e documentos forenses;
  • Administração do vencimento de certidões;
  • Elaboração de minutas de escrituras para lavraturas em tabelionatos de notas;
  • Organização da documentação e análise para due diligence etc.

Além disso, o departamento jurídico passará a tomar decisões, realizar ações e definir estratégias com base em dados concretos gerados pelo sistema. Esse fator pode melhorar a qualidade dos resultados obtidos com essas atividades.

Como a automação em processos jurídicos pode ser feita?

O departamento jurídico é o responsável pelas ações administrativas e de gestão referente aos trâmites e processos jurídicos. Esses processos envolvem grande fluxo de documentação e organização para analisar e repassar os dados.

Essa avaliação e o gerenciamento desses dados normalmente são feitos de forma manual: um dado de cada vez, uma informação de cada vez. Todavia, esse tipo de atividade é maçante, demorada e sujeita a erros humanos.

A automação de processos jurídicos torna mais ágil e eficiente a função desses profissionais, minimizando a possibilidade de erros. No caso da gestão de um processo, uma solução pode compilar, avaliar, organizar e entregar as informações relevantes para os gerentes jurídicos.

7 motivos para automatizar no setor jurídico

1. Maior aproveitamento das capacidades dos colaboradores

Todos os colaboradores são melhor aproveitados, ajudando a empresa a crescer quando removidos de funções em que executam tarefas braçais e monótonas e colocados em posições de tomadores de decisões.

Dessa forma, advogados, secretárias, contadores, e outros funcionários não necessitam mais perder tempo com atividades que podem ser automatizadas. Consequentemente, eles conseguem empregar o tempo economizado em funções mais produtivas e de maior valor agregado ao negócio.

2. Mais agilidade no acesso a processos

Tecnologias de automação entregam mais agilidade a várias tarefas que antes eram feitas manualmente. Para procurar processos, por exemplo, o advogado precisava ir a uma sala em que eram armazenados os arquivos e perder minutos ou até horas buscando por eles em pastas.

Atualmente, basta realizar uma busca simples e rápida no computador para conseguir acessar, em apenas alguns segundos, os arquivos dos quais precisa. Isso, por sinal, ainda colabora para a melhora da gestão de documentos da sua empresa.

3. Aumento na rapidez e no número de processos concluídos

Os resultados gerados pelo departamento jurídico estão ligados à quantidade de processos finalizados, o que pode ser facilitado e potencializado por um sistema automatizado.

Além disso, um software de automatização ajuda a agilizar muitas atividades realizadas cotidianamente pelos colaboradores, como o contato com clientes, o armazenamento de arquivos e demais conteúdos, a gestão de agendas etc.

4. Acompanhamento de avanços tecnológicos

O futuro está vinculado à inteligência artificial (automação), e a empresa que apostar nessa solução sairá na frente das concorrentes, podendo até mesmo aproveitar melhor novas tendências e evoluções tecnológicas.

5. Melhoria no cumprimento de prazos

Cumprir prazos é fundamental para assegurar a satisfação do público e para que os processos da área jurídica sejam executados de forma organizada, seguindo corretamente seus cronogramas.

Em um setor que conta com uma solução automatizada, isso pode se tornar uma realidade mais presente, já que a ferramenta ajuda a evitar atrasos. Afinal, ela consegue fornecer meios para que a equipe atue com mais sinergia, agilizando atividades que podem ser automatizadas e liberando os colaboradores para que dediquem mais tempo a tarefas prioritárias.

6. Aumento no nível de acessibilidade aos dados

Uma plataforma online ou na nuvem permite que a sua equipe jurídica acesse dados e processos de qualquer lugar, de modo seguro, fácil e ágil. Isso quer dizer que, independentemente do local em que se encontre, como em uma reunião externa ou em uma viagem, você conseguirá buscar e encontrar os processos dos quais necessita no seu smartphone, tablet ou notebook. Para tanto, basta ter acesso à internet.

7. Aumento na qualidade do atendimento ao cliente

Graças ao ganho de produtividade gerado pela tecnologia, a organização tem como oferecer um atendimento muito melhor aos seus consumidores. Isso porque dá para acessar relatórios referentes a qualquer situação, processo ou ação em que esteja trabalhando em alguns segundos para fornecer alguma informação a um ou mais clientes.

Também é possível programar lembretes que o ajudam a não se esquecer de audiências, visitas externas ou reuniões agendadas. Em suma, o aumento na agilidade das respostas leva a uma elevação da produtividade e nos níveis de satisfação dos consumidores por causa da melhoria nos atendimentos recebidos.

Ficou com alguma dúvida sobre a automação de processos na área? Deixe nos comentários!